高效組織會議——有效地開場 Starting a Meeting Effectively

有效地開場　Starting a Meeting Effectively

開會首先要準時（on time）。一開始就定下會議基調是非常重要的，以免有人借此機會拉家?；虼蚵犽[私。

要用友好且有力的語氣對與會者表示歡迎（a warm welcome）。假如參會人員（participants）之前從未謀面，就要安排些許時間讓他們相互介紹。另外，要記得介紹特殊來賓（special guests）或第一次參會的人員。

☉Hello everyone！Welcome and let’s get started！

大家好！歡迎到會，我們開始吧！

☉Can everyone find a seat?Let’s get down to business.

大家都就座了嗎？言歸正傳，我們開始工作吧。

☉I’m glad everyone could make it.Shall we start?

真高興大家都能來。我們開始吧？

☉B(tài)efore we start, let’s just take a minute to have everyone briefly introduce themselves. Can we start with you?

在會議開始之前，我們先花幾分鐘的時間，大家簡要地介紹一下自己。從你開始可以嗎？

☉I’d like everyone’s attention please.Today we’d like to especially welcome（name）who is visiting us from（affiliation）.

請大家注意了，今天我們要特別歡迎來自（某機構）的（某人的姓名）來參加我們的會議。

☉Everyone, this is（name），he’s new.Please make him feel be welcomed.

大伙兒，這是新來的（某人姓名）。大家歡迎他！

簡明地介紹議程

一開始就應明確會議目的（purpose），概括預期結果（desired outcomes）。會議開始前將議程（agendas）分發(fā)給參會人員，同時手邊多備幾份拷貝（copies），有必要時逐一介紹每項議程。

☉Remember, what we want to accomplish today is to iron out the financial issues for the merger project.

請記住，我們今天的會議目標是解決合并計劃的財務問題。

☉Let’s review what’s on our game plan today.

讓我們回顧一下今天的會議計劃。

☉To start with, let’s go over our objectives for this meeting.

首先，讓我們看一下今天會議的目標。

☉On our to-do list today, we’ve got marketing reports, budget reviews，

and customer service evaluations.

今天，我們的計劃表上面有市場銷售報告、預算審查以及客戶服務評價。

☉We should have a working budget put together by the end of this meeting.

會議結束時，我們應該有一個總體工作預算出爐。

☉As a result of this meeting, I hope to see some more feasible projections from our Design Department.

我希望看到的會議成果是：我們的設計部門能拿出幾個更加切實可行的計劃。

☉We need something we can show to the corporate offices by the end of today.

今天結束之前，我們要有能夠向總部展示的東西。

防止跑題

討論會有可能出現(xiàn)偏離既定議程（prescribed agenda），牽扯到無關議題上的情況（unrelated tangents）。參會人員的一些行為也會干擾會議，比如滔滔不絕、一言不發(fā)、武斷批評、竊竊私語、遲到或者準備不足。對于這些干擾因素，主持人可以巧妙地提示跑題者（people stray from topic），盡快將討論帶入正軌（back on track）。

☉Are we getting off track here?

我們現(xiàn)在是不是有點跑題了？

☉Can we all live with that?

我們都能忍受那樣嗎？

☉So what your saying is……

那么你的意思是……

☉What have we decided?

我們的決定是什么？

借此機會促進團隊合作

在會議中，團隊成員（team members）有機會更好地了解別人的業(yè)務能力（professional capacities）。要知道，讓所有人離開日常工作安排（normal work schedule）參加會議，對公司來說就是在投資時間和金錢。有效地（effectively）利用會議時間提高團隊合作質量，不要浪費這項投資。

☉This meeting is a chance for us to get to know each other a little better；a personal goal for me is to build teamwork.

這次會議可以讓我們相互加深了解，我個人的會上目標則是建立團隊合作。

☉Our problem is obvious to everyone, so let’s work together to solve it.

我們的問題對每個人來說都顯而易見了，所以讓我們一起來解決它。

☉We’ll be working together for the next several months, so I hope we can build a fluid and dynamic team.

接下來的幾個月里我們將在一起工作，所以我希望我們能成為一個靈活高效的團隊。

及時消除不團結因素

有時候，討論會開得非常激烈（get quite heated）。為了有效管理，防止傷害感情，迅速化解任何潛在的有害情況（damaging situations），對于主持人來說是非常重要的。

A：So far everything the Design Department has come up with is completely useless. Don't they have any originality?Who thinks up this crap anyway?

B：Whoa, John.Take it easy.I can see you have strong feelings about this issue, but let's be fair.

A：到目前為止，設計部想出來的都是些無用的東西。他們有什么創(chuàng)造性？到底是誰想出來的這些廢物？

B：噢，約翰，別這么說。我知道你在這個問題上的意見很大，但我們還是客觀公平些吧。

總結

事先全面地構思且分發(fā)詳盡的會議日程將為你的會議打下良好的基礎。一旦你開始會議，日程能幫你一步一步達到會議目標。不僅如此，推動團隊建設，控制潛在矛盾將使你的會議錦上添花。一份完備的會議日程，能幫你成功地開始會議，進而有效地完成會議。

Words　單詞表

agenda議程

briefly簡短地

crap廢物

especially尤其是

feasible可行的

finance財務

folk家伙

introduce介紹

issue事務

marketing市場營銷

merger合并

objective目標

originality創(chuàng)造性

ought應該

prompt立即

review回顧

Phrases　短語表

as a result作為結果

come up with想出

customer relations客戶關系

game plan行動計劃

you all大家

iron out（problems, issues）消除（問題）

make（sb）feel welcome歡迎某人

on their way……在……的路上

pass（sth）down傳遞

put（sth）together歸總

sore spot痛處

take a minute（to do sth）花一點時間（做某事）

（to be able to）make it做到

visit with（sb）訪問（某人）

waste（sb's）time浪費（某人的）時間

working budget工作預算

實景對話1

A：Hello everyone！I am glad everyone could make it this morning. Shall we start?

B：Uh……The folks from the Design Department aren't here yet. Do you think we ought to wait for them to get here before we start?

A：I'm sure they'll be along in just a few minutes. Tina, would you mind running down to their offices to make sure they're on the way?Thanks！I'd rather be prompt as to not waste you all's time here, so let's get right down to business. Before we start, let's just take a minute to have everyone briefly introduce themselves.Can we start with you, Tom?

B：I'm Tom, I'm in Marketing.

C：Lisa here. I'm the Number Lady, I mean, I work in the Finance Department.

D：Joe, also from the Marketing Department.

E：I'm Wen Yu, I am in customer relations.

……

A：Thanks every one, I see the design team is here now, please try to be more prompt next time. Before we take a look at our agenda items, I'd like everyone's attention.Today we'd like to especially welcome Mr.Laiwei Zhou who is visiting us from Moxiford Industries.

F：Thank you, it's nice to be here today.

A：Now, does everyone have an agenda?Marcie, can you pass these extra copies down to the Finance people?Okay. Let's review what's on our game plan for today……Remember, what we want to accomplish is to iron out the financial issues for the merger project.We should have a working budget put together by the end of this meeting.

A：大家好！真高興大家今天早上都能到。我們開始吧?

B：嗯……設計部的人都沒到啊，你覺得我們要等他們到了再開始嗎？

A：我肯定他們馬上就來了。蒂娜，可不可以麻煩你下樓到他們辦公室跑一趟，看看他們是不是來了？謝謝！我想立刻開始，以免浪費大家的時間。現(xiàn)在開始干正事吧。在會議開始之前，我們先花幾分鐘的時間來簡要地介紹一下自己。從你開始可以嗎，湯姆?

B：我是湯姆，營銷部的。

C：我是莉薩，是管賬小姐，我是說，我在財務部工作。

D：喬，也是營銷部的。

E：我是溫玉，我在客戶公關部工作。

……

A：謝謝大家。設計部的人都來了，希望大家下次準時到會。在我們開始議事日程之前，請大家注意了，今天我們要特別歡迎來自莫克斯福特實業(yè)的周來偉先生參加我們的會議。

F：謝謝，非常高興今天能來這里。

A：現(xiàn)在，每個人都有議事日程了嗎？瑪茜，能不能把這些多的復印件遞給財務部的同事？好，讓我們回顧一下我們今天的會議計劃……請記住，我們的會議目標是解決合并計劃的財務問題。會議結束時，我們應該有一個總體工作預算出爐。

實景對話2

A：Can everyone find a seat please?Let's get started.

B：Can I have a copy of our agenda?For some reason I couldn't print it off my computer this morning……

A：Sure, no problem. Here you go.Now, since you all know each other already, I won't waste time with introductions. I just want to introduce one of our new team members.Everyone, this is Ted, he's new.Please make him feel welcome.

C：Hi, everyone.

A：To start with, let's go over our objectives for this meeting. As a result of this meeting, I hope to see some more feasible projections from our Design Department. We need something we can show to the corporate offices by the end of today.Also, a personal goal for me is to build teamwork.We'll be working together for the next several months, so I hope we can build a fluid and dynamic team.

B：We're going to talk about the designs?Great！So far everything the Design Department has come up with is completely useless. Don't they have any originality?Who thinks up this crap anyway?

A：Whoa, John. Take it easy.I can see you have strong feelings about this issue, but let's be fair.

B：Sorry, but I think we all know it's been a sore spot in our company for a while……

A：Yes, the problem is obvious to us all. Let's work together to solve it.

A：大家都就座了嗎？我們開始吧。

B：能給我一份議事日程嗎？今天早上不知道怎么搞的，我的電腦無法打印了。

A：當然沒問題。給你?，F(xiàn)在，既然大家都相互認識了，我就不再浪費時間介紹了。我只想介紹咱們團隊的一位新成員。這是新來的特德。大家歡迎他！

C：嗨，大家好。

A：首先，讓我們看一下今天會議的目標。我希望看到會議的成果是我們的設計部門能拿出幾個更加切實可行的計劃，讓我們今天有能夠向總部展示的東西。另外，我個人的會上目標是建立起我們的團隊合作。接下來的幾個月里我們將在一起工作，所以我希望我們能成為一個靈活高效的團隊。

B：我們要討論那些設計嗎？太好了！到目前為止，設計部想出來的東西都毫無用處。他們有什么創(chuàng)造性？到底是誰想出來的這些廢物？

A：噢，約翰。別這么說。我知道你在這個問題上的意見很大，但我們還是客觀公平些吧。

B：對不起，但我想大家都清楚，這個困擾我們公司已經有一段時間了……

A：是的，很明顯這個問題關系到我們所有人。讓我們一起來解決它吧。